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◆2017.9.1 「白藤環」誕生祭会場外協力活動について◆

2018年9月1日の「白藤環」誕生祭会場内において、会場外整理業務の支援活動を行いました。

◆始まりはだいたいいつもどおり

岩本町芸能社への事前提案と情報ページについてはいつもどおりでした。

ただ、仕事に追われたこともあり、時間がなかったので会場までのルートについては割愛していました。

今回もこれまで同様、有料抽選のため、会場外の整理を務めることで進めました。

◆鬼門は二部構成

二部構成となることは、活動時間も伸びることになります。

まだ暑さも厳しい中で、6時間以上活動するにはどうしたら良いものか、と考えはしたものの、とりあえずやってみるかと。

途中、体験会の第一部が行われるため、ここの間は多少落ち着くとは思いましたが、第二部の時間帯は読みにくかった感じはあります。

◆事前情報の拡散

あんたまにあ、えのぐみに共通することですが、体験会ゼロ日目という概念があります。

コミケなどの一大イベントの前日入りを「〇〇ゼロ日目」と称する行為ですが、今回はこのゼロ日目で池袋会場への道案内をTwitterで行ってくれたことは、今回の体験会と今までの体験会との違いかもしれません。

◆会場配置の誤算

今回は会場が広めではあったものの、使える入り口に制限があったことが大きな誤算となりました。

本来、体験会会場へはエレベータのすぐ脇にある扉からの出入りが可能となる予定でしたが、当日は故障中とのことで、決して広くはない廊下を10mほど進んだ入り口を使うしかありませんでした。

一方、物販会場は同じく廊下を使い15mほど進んだ部屋になります。

計画では体験会受付と物販列を分断できるはずが、使用可能の扉が同じ廊下を使用しなければならなくなった都合上、一緒に扱うほかなく、若干の混乱を招くこととなりました。

◆物販と事務手続きの問題点

今回は物販、プレゼント受付、体験会受付の業務に対して3名のスタッフが割り当てられていたようですが、第一部の前に40人近くの来訪者を抱えていたためか、うまく回らなかったようです。

特に物販では一番人気の「たまくじ」の回数制限の扱いについて、現場レベルの認識が甘かった部分もあり、こちらは混乱を来すこととなりました。

本来、物販は1回の購入に付き、外に一度出てもらうはずでしたが、一部では室内で周回を始める事態に。

一方で物販部屋内でプレゼント受付と体験会受付を同時に行ったため、滞留人数が重なり、入場制限が課せられてしまいました。

このため、会場外の公園では物販1回目の待機者の半分は物販会場に入れないままとなり、この間に室内では「たまくじ」の周回が行われていました。

更にこのときも入場案内が繰り下げとなっていたため、入場制限と相まって体験会開始時間に迫る事態に。

花陽浴個人としては、スタッフ側とリアルタイムに連絡を取るツールがなかったため、いちいち上階まで上る必要がありましたが、移動の遅いエレベータかつ、もともとビルで働く関係者の乗降もあり、思うようにスピーディに出来なかった印象が強かったです。

このときは体験会開始時間もあったため、受付を最優先にすることで対応しましたが、これまで以上に反省すべき点は多かったなと思いました。

◆第一部中

暇してました。

まぁ、当然、誰も来ないわけで、外でぼーっとしたり、会場内の様子を伺ったり、第二部の流れを確認したりと行った感じですね。

◆第二部前

ここでもいろいろと混乱の種はありました。

まず、第一部終了が押したこと。次に天候の悪化が懸念されること。

第一部と同じ人数が殺到した場合、当然収容先がないため、来訪者がずぶ濡れになることを懸念。

この時点では、振り始めが早ければ、もう体験会会場を開放するしか無いことは申し合わせていました。

​第二部の開場が迫ると天候も急変。ついには大粒の雨が降り出す事態に。

ほとんどの入場が終わったあとだったため、特に大きな被害は出ませんでしたが、夏場の急激な天候の変化に対して、会場をどこまで開放するのか、会場をどのように使うのか、そういった部分の打ち合わせやある程度の周知は必要だったかもしれません。

◆反省点として

これまでにない二部制ということで、人の流れが微妙に読みづらかったこと。また、予想以上に会場周辺に体験者・物販希望者以外が屯したままになることは、列整理の上で障害になりつつあります。

悪と断じるわけではありませんが、やはり状況を知らない側からすると、同規模の集団が2つもあることは混乱の種にもなりますし、せっかく分けた列も、混合されるとただただ混乱しかありません。

今後は「交換会」を含めた交流場所を別途設けてもらうか、宴会部に0次会の企画をしてもらうか、といった完全に分断する必要があるかもしれません。​