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◆2017.9.24 9月革命のUDX​ PR活動について◆

去る2017年9月24日に、あんたまにあ活動支援課として初めて「あんたま」のPR活動を兼ねた有志による会場案内を行いました。

これは以前よりあった「あんたま体験会の会場が分かりづらい」との声を何とか出来ないか、と有志で話し合い企画されました。

加えて「あんたま」を知らない人たちにも「あんたま」を知る切っ掛けになればと、合わせてPR活動を行うことになりました。

実際にやってみて、感じたこと、思い知らされたこと、いろいろと此処にまとめようと思います。

◆準備

時は2017年9月23日。あんたま体験会in幕張を終えたあとに「あんたまにあオフ会」と題して5名で某居酒屋へ。

軽く一杯と言いつつ、あんたまに対する熱い思いが止まらず、やっぱりPRが足りない!と意見が一致。

加えて、毎回会場が分かりづらいので、スタッフを置いてくれたら良いのに、という結論に達しました。

そんなほろ酔い気分で帰宅する途中にふと「じゃあ、俺らでやっちゃう?」という流れに。

じゃあここは…「SIKAさん(仮名)、おねがいしゃっす!」

SIKA氏(仮名)「え。無理無理」

Oh…筆頭あんたまにあ…

夜中の23時過ぎに丸茂さんへいきなりDMを送りつけるという暴挙に出たあと、わたくし「花陽浴」は就寝。

翌朝、丸茂さんから「もし(会場案内を)やって頂けるなら助かります」との回答があったため、この時から実際の準備が開始。

まずは時間の掛かる案内板を作成。

本来であれば著作権云々の問題があるものの、突貫だったため、既に公開中の公式ページから画像等を拝借。

おおよそ、形になったところで丸茂さんへ確認をお願いしました。

合わせて興味を持ってくれた方への布教アイテムとしてチラシ的な物も作成し、こちらも丸茂さんチェックをお願いしました。

どちらも「問題ありません」とのことでしたので、このデザインで行くことになりました。

会場案内板的なもの

布教用チラシ的なもの

​◆活動実施のための必要処置

準備中にTwitterにて「現地で会場案内役を手伝ってくれる方募集」とツイートすると、早速このようなご指摘が。

「警察とかって大丈夫?」

今回の活動は路上勧誘活動にも当たるため、下記のものをまずチェック。

・千代田区の勧誘活動に関わる条例等

「千代田区迷惑防止条例」や「客引きに関する条例」など、今回の勧誘活動に影響しそうな法令をまずチェックして、予定している行動内容や、チラシ的なものの内容が条例違反にならないことを確認。

加えてどういう勧誘、広報活動が条例違反となるのか、そもそも客引きとはなんぞや?などを確認。

条例確認後、各種条例違反にならないように合わせてPR活動の際のルールづくりも以下の通りに設定。

・岩本町芸能社並びに関係者に迷惑を掛けないことに最大限留意

・基本的にUDXを目指してきた「あんたまにあ」を会場へ誘導することが主体

・一般の方々に声を掛けまくらない。案内板を見て興味を示してくれてから初めて「体験どうですか?」と誘う

・リアルを大事にする。(活動時間と体調管理)

そしていちばん大事な所轄警察、UDX管理会社への連絡、申請。

所轄警察に電話で確認した所、路上ではなくUDX敷地内であれば「余程のことでなければ」警察は関知しないとのこと。

合わせて警察ではUDX敷地内の活動許可は出せないので、UDX管理会社に問い合わせ、そちらで許可をもらうようにと通知されました。

警察側の回答として「問題がない」ことを確認したので、UDX管理会社へ連絡。

岩本町芸能社のスタッフではないことを告げたあとに、会場が複雑そうなので誘導役をしたいと伝えました。

すると、UDX管理会社からは「誘導して頂けるのでしたら、逆に助かります。敷地内でしたら問題ありません」との回答でした。

なので今回は正式な申請書や手続きは不要のまま、UDX管理会社の許可のもと、PR活動を実施しました。

◆UDXの現地視察

体験会より1時間前にUDX入りし、協力者さんと一緒に「会場へ通じる入り口」の確認と「間違えそうなルート」の洗い出しを開始。

このときは大きく分けて入り口は3つ。

秋葉原駅から歩道橋を使って2階デッキに来るルート。秋葉原駅から1階部分に通じるルート。とら○あなやアニ○イト側から来るルート。

少ない人員で回せるように、1階ルートは全て2階デッキへ誘導し、オフィス入り口から会場へ通じるルートで行こうと意識合わせ。

ここまでは順調でした。

◆丸茂さんも知らなかったUDXのセキュリティ

ここからは波乱の始まり。

外の配置が終わったので、いちばん重要な5階フロアに人を配置しようとした所、警備員に衝撃に事実を告げられました。

「ここ、18時から閉まるよ。出ることは出来るけど、入るにはカードキーがないと、どの扉も開かなくなるけど大丈夫ですか?」

既に時間は17時50分。

体験会開始の時間には下調べした誘導ルートのすべての扉が閉まるとのことだったので、この配置が無意味になった瞬間です。

一番目立つ、オフィスエントランスと5階への直通エスカレータももれなく封鎖されるため、入り口らしい入り口がなくなりました。

急いで丸茂さんのところに向かいセキュリティの関係で、全ての扉が閉まることと会場に入るにはカードキーが必要になることを報告。

すると丸茂さんも「そんな話は聞いてない」との反応。

あとで確認すると、体験会は18時からと言うのはUDX管理会社も把握していたようですが、18時のイベントは参加者全員がキッチリ揃って始まるイベントだと勘違いしていたようで、そもそも後から人が追加で来ることが予想していなかったようです。

入る側の扉はカードキーがなければ開きませんが、退出側の扉はドアノブを操作すると勝手に解除されるため、カードキーが不要の構造。

このため、丸茂さんを含めて運営スタッフには誰一人「入るためにはカードキーが必須」という連絡が漏れてしまいました。

◆会場入りできるルートは1つ

18時になるとあらゆるルートが閉鎖されたため、会場入り出来るルートはUDX1階の交番脇の入り口からとなりました。

既にこの時、UDX内ではフロアの施錠が始まっており、UDX内に居た体験者さんが一時的に足止めされることに。

私もカードキーの受領や丸茂さんへの連絡、既に配置してくれていた有志さんへの連絡のため走り回っていましたが、ここでもフロア施錠の影響で、行けたはずのルートが次々と閉鎖。

結局、業務用のルートを使ってUDX外に出される形になり、外で案内してくれていた有志さんへとりあえず現状を説明し、1階の交番脇入り口まで誘導後、待機してもらうように説明。

この時点で18時15分。

ここからUDX内で足止めされている人たちの誘導のため、UDX内の業務用ルートを使って移動して、何とか足止めされた方々を会場内に誘導することに成功。

ここで18時20分。

そして一度外に戻り、続けて誘導を行いましたが、1階から6階の会場に誘導するまでに片道3分。往復6分。

その間にも5分から10分間隔で体験者さんが迷子になっているとのことで、続けて誘導をし続けました。

18時40分過ぎには、最初に体験した有志さんが交代のために来てくれたので、最初に展開していた有志さんと交代して頂き、体験会会場へ誘導し、私はそのまま1階入り口へ。

交代後も5分から10分置きに体験者さんがパラパラといらっしゃったので、こちらも順次誘導。

19時10分過ぎに会場から10000人達成のカウントダウンが始まったのでみんなで祝いましょうとのお誘いに一旦、配置の全員を会場へ。

10000人達成後、落ち着いた頃を見計らって丸茂さんに誘導の再開をどうするか問い合わせすると「これ以上は時間が足りなくなる可能性が高いので、一旦止めましょう」とのことでしたので、再配置はしませんでした。

これが19時30分頃でした。会場内の体験者さんは30人強といったところでした。

その後はTwitterで迷子になっているとのツイートや知人が到着したとの連絡が入る度に、まだ時間内には終わるだろうとの見通しだったため誘導を行いました。

◆借りられたカードキーは1枚

急いで借りたカードキーで会場まで誘導するには、カードキーロックの扉3枚くぐり、同じくカードキーが必要なエレベータを使うルートしかありません。

このカードキーを持っているのが私のみで、この来場ルートを知るのも私のみ。(管理会社さんにルートを案内して頂きました)

加えて、このルートの途中、借りたカードキーを提示した上で警備室前を通らなければならないため、18時を過ぎた時点で完全にクローズな会場になってしまいました。

つまるところ、私が誘導し続けなければ、誰も入ることが出来ない体験会場になってしまったわけです。

極力多くの人を迅速に誘導したいと思いましたが、往復するにも6分ほど要するため、どうしても外で待って頂く時間が生起してしまいました。

また、受付一時停止の判断が出た時点で、有志による案内の再配置を行い、受付が終了したことを告知することだけでもと考えましたが、カードキーがなければ結局帰ってこれないため、何かあった場合に体験者さんの誘導を続ける私が対応できる保障もありませんでした。

加えて体験会の残り時間と体験待ちの人数から勘案するとPR活動をしても、この時点から体験してもらうことは困難であると判断して、これ以降の活動を行わないことにしました。

この段階で私からTwitterで活動の終了を告知すれば良かったと反省しています。

◆残りの体験可能時間と待機中の体験者さん

配置をしなくなっても、ちょこちょこと誘導を繰り返していたため、19時50分くらいになると、体験者さんは40人に到達。

この時点で残り時間を考えるともう限界との判断になりました。

ここで気にして置けばよかったと思ったのが「公式による体験者受付の終了案内」。

個人だけでもツイートしておけばよかったと今更ながら思いましたが、誘導をし続けて2時間強。疲労と10000人達成の喜びで頭が回っていませんでした。

「受付の中止」については、私と丸茂さんを含めたスタッフのみが知る事実でしたが、公式がすぐに発表してくれるだろうと、私自身安心してしまったのが悔やまれます。

この時点では「受付中止」の発表はまだされていたかったため、当然ながら、未だにUDXへ足を運んでくださる方がたくさんいらっしゃいました。

しかし、どこも施錠されているため会場に入れず、帰宅される方が続出しているとのことが場内の方から知らされました。

会場では体験会はまだ続いていたため、公式の発表をすぐに出す余裕がなかったのだと思います。

ここで私からスタッフさんにお願いして公式アカウントから受付の中止を案内して頂きました。

このときが20時15分。この時点で安心してしまいましたが、実際に公式から案内が出たのは20時30分頃でしたので、この間にも何名か来られていたようです。

​◆帰りのルートも業務用通路を通る

体験会を終えて帰宅される方の誘導も合わせて行いました。

一応、帰りの順路は示されていましたが、消灯されたフロアや業務用通路を抜けなければならないため、確実に不安に駆られるルートとなっていましたので、帰りについても誘導を行いました。​

​◆全体を通して必要だと思ったこと

まずは運営スタッフさんと打ち合わせは必要と感じました。

体験会での想定最大人数を聞いておくと、誘導する際にも制限を掛けるか、誘導を続けるかの一つの指標になるかと思います。

同時に体験会での体験時間も合わせて聞いておくと、人数×体験人数で誘導した時点で何時間掛かるのかを体験者さんに通知することが出来ます。

この時点で時間のない体験者さんに「諦める」という選択肢を取らせることも出来るので、情報としてはありだと思います。

次に全体を通してチェックポイントを設けて、誘導開始、誘導継続、誘導中止、中止案内の可否など、体験会全体を通してどこまでアナウンスするのか、どこまで活動を続けるのかを決めておくと良いと思います。

今回はチェックポイントを設けなかったため、誰がいつまで、どのように活動を続けるのかが微妙になったところがあり、辞め時も統一できませんでした。

また、いつ終わったのかの判断も中途半端になってしまったために、Twitterで実施の告知をしておきながら、終了の告知をしていなかったので、案内をアテにされていらっしゃった方がいらっしゃった方に不自由をお掛けしたと思われます。

あとは会場の全体像と会場へのルートを予測することが必要です。

体験者さんがどのようなルートで来るかは千差万別になることもあるかもしれませんが、おおよそのルートは限られてくると思います。

重点を置くべき場所、可能性が低いルートは考えないなどの対応を行い、人数を掛けない工夫も必要かもしれません。

最後に交代の時期を決めておくことです。

今回のPR活動の参加者は10名ほど手を挙げて頂きましたが、途中施設上の混乱もあったため、交代時期も曖昧になってしまいました。

最初から決め打ちで30分で交代、1時間で交代など指定しておくと運営がすんなり行くと思われます。